ユーザー役割と権限の基本
対象ユーザー: 管理者・利用者 表示場所: グローバルナビ > ユーザー管理
この機能でできること
necfru driveのユーザー役割と、操作できる範囲を決める設定を理解します。システム上の役割は「管理者」と「ユーザー」の2種類です。
管理者
管理者は、コンテンツ操作に加えて、次の管理機能を利用できます。
- タグ、フォルダ、ユーザー区分の管理
- フォルダ権限の設定
- ユーザーの作成、編集、無効化、削除
- 外部クラウドストレージの接続設定
- デスクトップ連携トークンの発行・失効
- 全ユーザーの操作履歴と月次レポートの確認
- AI解析一覧、AI会話検索、AI構造検索、AIコストレポートの利用
ユーザー
ユーザーは、アクセスを許可されたフォルダ内でコンテンツを利用します。実際に表示されるフォルダと機能は、次の設定の組み合わせで決まります。
- ユーザー区分: 区分単位のフォルダ権限
- 個別フォルダ権限: ユーザー個人に追加されたフォルダ権限
- ユーザー別機能設定: クリップ、ファイル受信、AI解析、AIコストレポート閲覧、フォルダ作成・削除など
- 利用上限: 月間AIトークン、総ストレージ容量、1回のアップロード容量
一般ユーザーで利用できることを確認した主な操作は、フォルダとファイルの閲覧・検索、アップロード、ダウンロード、共有URLの作成、外部クラウドストレージへの転送、マイ履歴の確認とCSV出力です。管理者向けのタグ管理、フォルダ管理、ユーザー管理、全履歴、レポートなどはナビゲーションに表示されず、画面へ直接アクセスしても利用できません。
ユーザー別機能設定が無効な場合、対応する操作は非表示または無効になります。たとえば、AI解析が無効なユーザーのアップロード画面には「AI解析を行う」が表示されません。フォルダ作成・削除が無効なユーザーにはフォルダ作成操作が表示されず、削除操作も利用できません。
ユーザーごとに設定できる主な機能
管理者はユーザーの作成・編集画面で、次の項目を設定できます。
| 設定 | 内容 |
|---|---|
| クリップ | 動画の指定区間からクリップを作成できるようにする |
| ファイル受信 | 外部向けのファイル受信URLを発行できるようにする |
| AI解析 | アップロード時にAI解析を指定できるようにする |
| AIコストレポート閲覧 | AIコストレポートを表示できるようにする |
| フォルダ作成・削除 | ホーム画面でフォルダを作成・削除できるようにする |
| 月間AIトークン上限 | 1か月にAI解析へ投入できる量を制限する |
| ストレージ容量上限 | ユーザーが利用できる総容量を制限する |
| 1回のアップロード容量上限 | 1回にアップロードできる容量を制限する |
権限設定の考え方
「管理者／ユーザー」は管理画面へアクセスできるかを決める基本役割です。実務上の「閲覧担当」「登録担当」などは、ユーザー区分、フォルダ権限、ユーザー別機能設定を組み合わせて作ります。
補足・注意点
⚠️ 注意: 自分自身をユーザーへ変更すると、ユーザー管理画面から自分を管理者へ戻せません。管理者権限の変更は、別の管理者アカウントを確保した状態で行ってください。 ⚠️ 注意: ユーザー区分や個別フォルダ権限を変更すると、表示できるフォルダが変わります。変更後は対象ユーザーで確認してください。 💡 ヒント: 退職者など一時的に利用を止める場合は、削除より先に無効化を検討してください。
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