クラウド転送とURL共有の使い分け
クラウド転送とURL共有の使い分け
対象ユーザー: 管理者・利用者 表示場所: （使い分けの解説記事。特定UIなし）
この機能でできること
外部共有・社内共有の方法として「URL共有（プレビューURL/ダウンロードURL）」と「クラウド転送」のどちらを使うべきかの判断指針を理解します。両者は用途が大きく異なるため、適切に使い分けることが重要です。
前提条件
- URL共有とクラウド転送の基本機能を理解していること
最重要の判断軸: 共有相手が社内か社外か
| 共有相手 | 利用できる方法 |
|---|---|
| 社内メンバー（自社の契約クラウドが利用可能） | クラウド転送、URL共有 |
| 社外の人（取引先、メディア、協力会社など） | URL共有のみ |
クラウド転送は自社が契約・管理しているクラウドストレージとの連携機能です。社外の人にファイルを届ける用途では使えません。社外共有には必ずURL共有を使ってください。
用途別の使い分け
| 場面 | 推奨方法 |
|---|---|
| 社外の人に一時的に内容を見せたい | URL共有（プレビューURL） |
| 社外の人にファイルを渡したい | URL共有（ダウンロードURL） |
| 社外の人からファイルを受け取りたい | ファイル受信（受信URL） |
| 社内メンバーの作業用クラウドへ配置したい | クラウド転送 |
| 自社のGoogle Drive/Boxにコピーを置いて社内で作業したい | クラウド転送 |
| 厳密な有効期限・回数制限が必要 | URL共有 |
| 受信者ごとに利用ログ（IP・ブラウザ等）を残したい | URL共有 |
それぞれが向いているケース
URL共有が向いているケース
- 受信者が社外の関係者（取引先、メディア、協力会社など）
- 一時的なアクセスで十分
- 有効期限や回数制限を厳密にかけたい
- 一度限りの納品や閲覧依頼
クラウド転送が向いているケース
- 共有相手が社内メンバーで、自社の契約クラウドを使っている
- 保管庫のファイルを自社の作業用クラウドへコピーしたい
- 社内チームと同じファイルを継続的に参照したい
よくある間違い
❌ 取引先のGoogle Driveにクラウド転送する
クラウド転送は自社の連携先クラウドへの一方向コピーです。取引先のクラウドへ直接届けることはできません。
→ 代わりに: ダウンロードURLを発行して取引先に送付する
❌ 協力会社にBoxで共同作業させたい
クラウド転送先は自社が接続設定したアカウント・フォルダです。協力会社のBoxへは届きません。
→ 代わりに: 自社のBoxの共有設定で対応する、もしくはURL共有で都度ファイルを送る
補足・注意点
💡 ヒント: 「自社のクラウド環境内での操作」と「外部の人への共有」は別物として考えると、判断を間違えにくくなります。 ⚠️ 注意: クラウド転送と勘違いして社外の人へ届ける目的で使うと、転送先に届かないだけでなく、自社の連携先フォルダにファイルがコピーされてしまいます。
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